Hoje vamos falar de automação na advocacia. Sim! Soluções tecnológicas podem facilitar – e muito – o trabalho no seu escritório, trazendo resultados surpreendentes. Basta saber usá-las da maneira correta. Vamos lá?
Diferença entre automatização e automação
Antes de tudo, uma breve explicação. A principal diferença entre automatização e automação está no nível de intervenção humana necessário em cada processo:
Automatização refere-se à aplicação de ferramentas ou tecnologia para auxiliar em tarefas repetitivas, mas ainda depende de intervenção humana em algum nível. Ou seja: o processo otimiza o trabalho, mas requer que uma pessoa esteja envolvida para iniciar, monitorar ou ajustar o sistema conforme necessário.
Automação, por outro lado, implica sistemas que funcionam de maneira autônoma, com mínima ou nenhuma intervenção humana. Esses mecanismos são projetados para operar de forma independente, realizando tarefas de maneira contínua e eficiente, sem a necessidade de supervisão.
A necessidade de automatização nos escritórios de advocacia
Com mais de 82,7 milhões de processos em tramitação no país, a automatização se torna uma necessidade básica. Afinal, as ferramentas certas permitem agilizar tarefas burocráticas e, assim, destacar-se frente à concorrência.
Pressões do mercado e crescimento da competição
Num mercado tão saturado, a capacidade de entregar resultados rápidos e de qualidade é cada vez mais valorizada pelos clientes. Por isso, otimizar processos internos é essencial para aumentar a produtividade.
A gestão de documentos, a análise de contratos e a elaboração de petições, por exemplo, demandam um esforço significativo. Nesse contexto, a automatização surge como uma solução viável não apenas para reduzir o tempo gasto com atividades repetitivas, mas também para minimizar erros.
Benefícios da automação para advogados e clientes
A automação e a automatização jurídica oferecem uma série de benefícios, tanto para advogados quanto para clientes. Veja:
- Gestão do tempo – a automação permite que os profissionais gerenciem seu tempo de forma mais eficiente, já que atividades repetitivas podem ser delegadas a um sistema eletrônico.
- Organização – ferramentas de automação podem organizar, classificar e armazenar documentos de forma mais eficaz, facilitando o acesso rápido a informações importantes.
- Redução de custos – diminuir os recursos necessários para a execução de determinadas tarefas pode se refletir em honorários mais acessíveis para o público.
- Agilidade – a automação acelera a revisão de contratos, o acompanhamento de processos judiciais e a comunicação entre as partes. Isso pode resultar em uma resolução mais rápida dos casos.
- Qualidade e personalização – com menos tarefas rotineiras para gerenciar, o advogado pode focar energia em análise e estratégia, o que resulta em um serviço de maior qualidade, focado nas necessidades específicas do cliente.
Principais áreas para implementar automação em escritórios de advocacia
A automação pode ser implementada em diversas áreas de um escritório de advocacia. Confira alguns exemplos.
Gestão de documentos e contratos
Convenhamos: redigir uma peça jurídica pode ser um desafio bem complicado, devido ao grau de detalhamento exigido. Felizmente, existem ferramentas capazes de acelerar essa tarefa sem comprometer a qualidade do resultado.
Um exemplo são as soluções que utilizam Inteligência Artificial (IA) generativa, como o ChatGPT. Elas podem ajudar na elaboração inicial de contratos ou outros documentos, criando rascunhos automaticamente com base em parâmetros fornecidos pelo advogado. Isso acelera a redação e garante que os textos estejam alinhados com as exigências legais.
Porém, lembre-se de revisar o conteúdo! Essas tecnologias ainda podem apresentar falhas e não substituem a interpretação humana.
Por causa disso, vale a pena continuar a edição dos documentos no Google Docs, uma plataforma baseada na nuvem. Ela é ótima para colaboração em tempo real, pois os colegas do escritório podem criar, revisar e armazenar arquivos com facilidade. E ainda há recursos como o controle de versão, capaz de rastrear mudanças feitas pelos membros da equipe (para corrigir eventuais equívocos).
Por fim, vale a pena recorrer ao DocuSign, amplamente utilizado para assinatura eletrônica de documentos. Ele assegura a conformidade legal, mas elimina a necessidade do papel, agilizando a validação de contratos.
Automação de processos internos
Além das demandas jurídicas, um escritório também tem todo o trabalho administrativo. A gestão financeira é uma área que requer atenção rigorosa para garantir que o fluxo de caixa esteja sob controle e que as cobranças aos clientes sejam feitas da forma correta.
Pois a automação desses processos também é possível, melhorando a precisão e a agilidade na rotina de trabalho. Existem ferramentas que ajudam a gerar faturas, controlar pagamentos e muito mais. Alguns exemplos de sistema integrado de gestão empresarial (ou ERP, na sigla em inglês) são Conta Azul e Base by Asaas.
Ainda, vale a pena adotar uma solução para gestão de relacionamento com o cliente (CRM, na sigla em inglês). Essas ferramentas organizam informações de contato e o histórico de interações que uma pessoa teve com o escritório.
O CRM ajuda a gerar leads, isto é, clientes em potencial. Assim, a prospecção fica muito mais fácil e efetiva. RD Station, Salesforce e HubSpot são nomes de destaque nesse segmento.
Leia também: Finanças para advogados – 5 dicas para uma gestão eficiente
Automação de pesquisa jurídica
A busca por jurisprudência e normas legais exige a análise de um grande volume de documentos. E isso costumava demorar dias.
No entanto, com auxílio da IA, pode-se melhorar significativamente a velocidade e a precisão das pesquisas. Dessa forma, a equipe encontra rapidamente as informações relevantes, poupando esforço e evitando erros.
Um excelente exemplo de aplicação de automação de pesquisa jurídica é a Turivius, plataforma de Gestão Jurisprudencial com Jurimetria integrada. Ela não só automatiza o processo de busca por jurisprudência, garantindo resultados atualizados diariamente, como também permite analisar um grande volume de decisões de forma ágil e precisa por meio de gráficos sobre a tendência jurisprudencial de um tema.
Desafios e riscos da automação em escritórios de advocacia
Embora a tecnologia facilite bastante o trabalho no escritório, é necessário tomar alguns cuidados. Acompanhe:
Riscos de segurança e privacidade de dados
É importante garantir a segurança dos dados. Isso se deve ao fato de que alguns modelos de IA generativa, por exemplo, podem oferecer respostas com base em informações sensíveis, o que levanta preocupações quanto à exposição de conteúdo confidencial.
Portanto, priorize ferramentas que utilizem protocolos robustos de privacidade, como criptografia de dados. Verifique, ainda, se os softwares estão em conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
Resistência à mudança dentro do escritório
A transição para soluções automatizadas pode ser desafiadora, especialmente para quem está acostumado a processos tradicionais. Nesse caso, deve-se pensar em estratégias de sensibilização e educação da equipe.
Palestras e workshops introdutórios podem ser uma boa alternativa. O segredo é mostrar os benefícios da tecnologia para que ela se torne aliada, e não um obstáculo na rotina do escritório.
Como integrar a automação de forma controlada e eficaz
Bem, já que a automação traz tantos benefícios, mas pode ser desafiadora, como adotá-la no seu ambiente de trabalho? Vamos a algumas sugestões.
Avaliação das necessidades específicas do escritório
Usar soluções de automação jurídica começa com uma avaliação detalhada das necessidades do escritório. Antes de implementar qualquer software, é fundamental identificar os processos mais repetitivos e demorados, que poderiam ser otimizados com a tecnologia.
O próximo passo é priorizar esses processos, analisando quais devem ser automatizados primeiro – com foco em atividades que consomem tempo, que são propensas a erros humanos ou que não agregam valor estratégico ao trabalho jurídico. Esse mapeamento ajuda a garantir que a transição seja gradual e orientada pelas necessidades operacionais.
A análise de custo/benefício também é essencial para uma transição bem-sucedida. Isso envolve avaliar o investimento inicial nas ferramentas de automação, em comparação às vantagens de longo prazo, como a economia de tempo, o aumento da produtividade e a redução de erros.
Fora isso, é indicado escolher soluções que sejam escaláveis e seguras. Essa medida garante que o escritório possa expandir o uso dessas ferramentas conforme cresce, sem negligenciar a confidencialidade dos dados.
Monitoramento e ajuste contínuo
Após a adoção das ferramentas, deve-se estabelecer métricas claras para avaliar o desempenho, tais como tempo de conclusão de tarefas e taxa de erros. Utilizar relatórios também pode facilitar a visualização dos dados, permitindo que a equipe identifique as áreas que ainda precisam de atenção.
Vale lembrar, ainda, das reuniões periódicas com os colegas. Elas permitem identificar lacunas ou ineficiências, buscando entender se as automações estão realmente agregando valor e se as metas estabelecidas foram alcançadas.
Aos poucos, vai-se refinando os processos internos, numa melhora contínua, rumo à máxima eficiência.
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Saiba mais: Como funciona a cessão de créditos judiciais
Conclusão
A Inteligência Artificial generativa pode ser uma poderosa aliada na automação de processos, oferecendo suporte desde a criação de documentos até a realização de pesquisas jurídicas. Essas ferramentas têm o potencial de acelerar o trabalho, aumentar a produtividade e reduzir erros.
Contudo, a implementação deve ser feita com cuidado. Deve-se priorizar a segurança na manipulação de dados sensíveis, conforme as regulamentações vigentes.
No mais, é fundamental encontrar um equilíbrio entre a tecnologia e o controle humano. Ainda que a automação traga inúmeras vantagens, a supervisão adequada é fundamental para garantir que a qualidade dos serviços jurídicos não seja comprometida.
O conhecimento e a experiência dos profissionais do direito permanecem indispensáveis. Eles asseguram que a tecnologia seja utilizada como uma ferramenta que complementa e enriquece o trabalho humano, e não como um substituto.
